29 de março de 2024
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MODERNIZAÇÃO

Fatores que atrapalham a comunicação entre advogados e clientes

O segredo de muitos escritórios é criar boas práticas

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Para que o cliente se sinta seguro com a atuação do advogado que contratou é fundamental que ele seja constantemente informado sobre o status do seu caso. No entanto, para oferecer um suporte efetivo para a sua cartela, o advogado precisa ter mais do que organização. Afinal, a agenda de todo advogado possui diversas
tarefas e, nem sempre, é fácil conciliar um suporte efetivo para a clientela com o gerenciamento do escritório.

Para estabelecer uma boa comunicação com clientes, o segredo de muitos escritórios é criar boas práticas. Há inúmeros fatores que acabam prejudicando um suporte de qualidade e identificá-los é o primeiro passo para quem quer melhorar o relacionamento.

TER DIVERSOS CANAIS DE ATENDIMENTO 

Com certeza a tecnologia é capaz de melhorar a acessibilidade e a comunicação do escritório com seus clientes. Afinal, o que não faltam são canais disponíveis para o advogado. Além do telefone e do e-mail, o advogado pode utilizar o Messenger, WhatsApp, Telegram, Skype, Google Hangouts e diversos outros canais para se
comunicar. Porém, será que ter vários canais é algo positivo? Na prática, quem já provou ter inúmeros canais sabe que as mensagens podem acabar se perdendo e a comunicação perde a sua eficiência. Tentar agradar o cliente oferecendo o canal de comunicação mais acessível para ele, sem dúvida, tem uma boa intenção. No entanto, checar diversos canais dá trabalho e pode prejudicar o contato. Escolha um único canal e procure educar seu cliente para falar com o escritório de uma única forma.

CENTRALIZAR O ATENDIMENTO NOS SÓCIOS 

É natural que os sócios queiram cuidar dos clientes exclusivamente, afinal eles representam um ativo para qualquer escritório. Porém, na medida em que o escritório cresce, é natural que os sócios não consigam dar conta de atender todos os clientes com qualidade. Além disso, existem questões como o andamento e dúvidas sobre o caso, por exemplo, que podem ser respondidas por qualquer advogado e não precisam consumir o tempo dos sócios que devem estar cuidando também de questões estratégicas do escritório. Uma boa maneira de evitar esse tipo de falha é descentralizar o atendimento e fazer com que qualquer advogado tenha acesso a informações relevantes sobre o caso. Isso capacita qualquer profissional para fazer um atendimento de qualidade, oferecendo ao cliente todos os dados que ele precisa. Através de um bom software jurídico, por exemplo, é possível criar uma base de dados tanto de processos quanto de clientes. Essas informações ficam acessíveis em poucos cliques e possibilitam a descentralização do atendimento.

OFERECER ATENDIMENTO EXCLUSIVO PARA OS CASOS QUE DEMANDEM MAIS ATENÇÃO 

Sócios e advogados que estão à frente do caso sempre devem ter um tempo na agenda para realizar o atendimento de clientes e até conversar sobre a evolução dos acontecimentos de tempos em tempos. Esse contato pessoal deve ter um espaço na agenda do advogado, já que é algo crucial para muitos clientes. Existem situações e situações na advocacia e, sem dúvida, algumas delas demandam uma atenção mais exclusiva. Nesses casos, o advogado deve ter sensibilidade e buscar fazer um atendimento mais pessoal e exclusivo.

Em situações de rotina, o segredo é automatizar parte do atendimento usando ferramentas específicas. Um software para advogados mais completo, por exemplo, oferece uma área de acesso ao cliente dentro do sistema, o que permite que ele acesse todas as informações que precisa sobre o seu caso sem precisar contatar o escritório . Além disso, com esse recurso, o advogado pode emitir relatórios e o faturamento de forma automática, facilitando o fluxo de informações sobre o caso e financeiras.

NÃO CONFUNDIR INFORMAR O CLIENTE COM FAZER CONSULTORIA PRO BONO 

Por medo de perder o cliente, alguns advogados se colocam em uma posição de submissão ao cliente, algo que também não é positivo. O cliente precisa entender o valor do tempo do profissional e do seu trabalho. Infelizmente, alguns clientes usam da disponibilidade do advogado para fazer verdadeiras consultorias pro bono. O
papel do advogado, no entanto, restringe-se a tirar dúvidas e não trabalhar gratuitamente. Logo, é preciso criar limites ao cliente e explicar de forma educada o que de fato constitui o trabalho do advogado e o que ultrapassa o escopo dele.

O relacionamento com clientes pode ser um desafio para muitos advogados. Para que a relação flua e a confiança aumente, no entanto, é essencial mudar o mindset e usar as ferramentas corretas para tornar o contato com o cliente eficiente.