A terceirização hoje é uma realidade para grande parte das empresas. No entanto, o aumento do número de prestadores de serviço também eleva a complexidade administrativa, e muitas empresas ainda enfrentam dificuldades para lidar com esse crescimento de forma estruturada. Imagine, por exemplo, administrar centenas (ou às vezes milhares) de terceirizados usando planilhas ou documentos físicos? Não só parece impossível, mas realmente é. E isso implica riscos de saúde ou jurídicos que podem ocasionar até mesmo a interrupção das atividades.
Assim, é fundamental optar por uma solução capaz de organizar processos e visualizar gargalos, tornando mais fácil a tomada de decisão. Neste artigo, apresentamos os principais critérios que devem orientar uma escolha mais segura e alinhada às necessidades da sua empresa.
1. Conformidade e segurança como base de uma gestão sólida
Um sistema eficiente precisa permitir a classificação dos prestadores de serviço de acordo com o nível de criticidade das atividades, como trabalhos em altura, intervenções elétricas ou outras operações de maior risco. O não atendimento às Normas Regulamentadoras (NRs) pode resultar em passivos trabalhistas, tornando essencial a verificação estruturada e contínua dos requisitos de Saúde e Segurança do Trabalho.
A digitalização dos processos contribui diretamente para reduzir perdas de informação e a burocracia associada ao uso de documentos físicos. Soluções como o BMS Integra, software de gestão de terceiros da BMS Tecnologia, exemplificam esse avanço ao concentrar toda a documentação em um ambiente organizado e acessível. Com isso, etapas presenciais desnecessárias são eliminadas e o controle de acesso passa a considerar apenas profissionais que estejam devidamente aptos e em conformidade com os critérios de segurança definidos pela empresa contratante.
As mudanças na legislação trabalhista para os terceirizados deram ainda mais importância ao cuidado com a conformidade. A flexibilidade nas relações de trabalho ampliou as responsabilidades tanto para o contratante como para o contratado, exigindo um rigor maior no controle de documentos, fiscalização das condições de trabalho e no cumprimento das obrigações legais.
2. Usabilidade e implementação como fatores decisivos
Sistemas excessivamente complexos tendem a gerar resistência tanto das equipes internas quanto dos próprios prestadores de serviço. Quando a interface não é intuitiva, os fluxos de envio, análise e aprovação de documentos acabam sendo interrompidos, o que provoca atrasos na liberação das atividades e impacta a operação. Por esse motivo, a usabilidade deve ser tratada como um requisito técnico essencial para o sucesso da gestão.
Outro ponto relevante é o tempo de implementação. Projetos que se prolongam por meses comprometem o planejamento operacional e financeiro da empresa. Nesse aspecto, a BMS Tecnologia apresenta um diferencial importante: com experiência em mais de 100 projetos, a empresa consegue colocar o sistema em operação em até 15 dias. Além disso, a solução é considerada fácil de utilizar por 97% dos usuários (tanto os gestores quanto a própria equipe técnica), o que favorece a rápida adoção por parte das equipes envolvidas.
3. Integração e suporte para garantir a continuidade da operação
O sistema de gestão escolhido precisa se integrar aos módulos já utilizados pela empresa, sem a imposição de custos adicionais ou taxas ocultas. No entanto, só a tecnologia não resolve todas as demandas do dia a dia, sendo comum que prestadores de serviço tenham dúvidas operacionais, como envio de documentos ou recuperação de acesso, sobrecarregando a área de TI ou de SST do contratante.
Nesse contexto, o suporte técnico qualificado passa a ter um papel estratégico. A BMS Tecnologia, por exemplo, mantém um alto índice de satisfação no atendimento, com avaliação média de 4,8 em 5, assumindo diretamente as demandas operacionais dos prestadores. Com esse apoio, os gestores da empresa contratante conseguem direcionar seu tempo para atividades estratégicas, enquanto o fluxo de informações e documentos segue organizado e atualizado.
4. Visibilidade de dados e escalabilidade
Decisões mais assertivas dependem do acesso a informações atualizadas. Indicadores em tempo real, como dashboards que mostram quais profissionais estão aptos a atuar e quais documentos se aproximam do vencimento, permitem uma atuação preventiva e reduzem riscos operacionais. Esse nível de visibilidade facilita a supervisão contínua e o acompanhamento da conformidade ao longo de toda a cadeia de prestadores.
Além disso, cada segmento possui particularidades em seus fluxos de aprovação e controle. Varejo, logística e indústria, por exemplo, demandam processos distintos, o que torna essencial que o sistema ofereça flexibilidade para ajustes e personalizações conforme a realidade de cada empresa. A transparência financeira também é um fator relevante nesse processo. O Custo Total de Propriedade deve estar claro desde a fase de contratação, com propostas objetivas e sem custos inesperados, garantindo maior previsibilidade orçamentária e sustentação do investimento no longo prazo.
Conclusão: o sistema como parceiro de negócio
A escolha de um sistema de gestão de terceiros vai além da contratação de uma ferramenta tecnológica. Trata-se de definir um parceiro capaz de compreender a rotina operacional da empresa e as exigências do mercado, oferecendo suporte à segurança jurídica sem comprometer a produtividade.
Empresas que buscam equilibrar inovação, controle e experiência operacional encontram em soluções como a apresentada aqui (BMS Integra) ou em qualquer outro software confiável uma alternativa consistente para aprimorar a gestão de terceiros. Independente de qual seja a escolha, os fatores apresentados devem ser levados em conta para que a decisão seja assertiva. Afinal, não falamos só de processos operacionais, mas também de vidas humanas.
