Eliminar documentos não é nada fácil. Imagina quando se trata de documentos oficiais e que alguns contam a história do Estado em várias fases de suas quatro décadas.
De acordo com a historiadora e coordenadora da Coordenação de Gestão de Documentos, da Secretaria de Estado de Administração e Desburocratização (SAD), Doralice Martins, a Procuradoria-Geral do Estado (PGE) tem muita história documentada de Mato Grosso do Sul. “A PGE possuía um pequeno tesouro documental de nosso Estado. Conseguimos resgatar mais de 200 processos e enviá-los para as pastas competentes como, por exemplo, as secretarias de Estado de Educação e de Justiça e Segurança Pública”, afirma.
Ela e sua equipe deram suporte e orientação necessárias aos servidores da PGE para a efetiva separação documental de acordo com a lei vigente, por meio do decreto 15.168 de 25 de fevereiro de 2019, no qual aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade dos documentos das atividades-meio, produzidos pela Administração Pública do Estado de Mato Grosso do Sul.
Considerando que é dever do Poder Público a gestão da documentação de arquivo e assegurar o acesso às informações nela contida, conforme o disposto no § 2º do art. 216 da Constituição Federal e no art. 1º da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 e que compete ao Estado a definição de critérios de organização, gestão e de acesso aos documentos de arquivo, conforme dispõe a Lei Federal nº 8.159, de 1991.
O procurador do Estado e coordenador da Coordenadoria da Procuradoria-Geral (Copge), Dênis Cleiber Miyashiro Castilho, revela que todos os procedimentos foram respeitados com os devidos prazos. “Publicamos no Diário Oficial do Estado dois editais, cada um com prazo de 30 dias, e não houve procura de nenhum interessado. Com o apoio da equipe da SAD conseguimos desfazer de documentos e liberar espaço no prédio. No ano que vem retornaremos com a parceria dando continuidade a este avanço e de dar tratamento correto à massa documental”, finaliza.
História
Doralice Martins conta que, dentro da legalidade, “também foram feitas a identificação e avaliação do que seria a massa documental permanente e recolhida com todo o conteúdo imprescindível para o Arquivo Público Estadual, localizado no prédio da Fundação de Cultura do Estado. Tem documentos com certo grau de sigilo, reservados, que precisam ser mantidos. Documentos desde 1979 que conseguimos avaliar de acordo com a valorização dos mesmos sejam administrativos, fiscais, jurídicos ou históricos”, lembra.
Ela ressalta a importância da fragmentação de documentos, contudo, sempre seguindo a legalidade, pois de acordo com o Código de Processo Penal, existem penalidades a serem aplicadas caso não se cumpra as exigências necessárias para o correto processo de descarte da massa documental. “A forma certa é dizer documentos fragmentados. Este ano, não só a PGE passou por este processo, com quase uma tonelada de documentos fragmentados, mas também a Agência de Previdência do Mato Grosso do Sul (Ageprev), entre outras instituições. Na Ageprev chegamos à fragmentação de 3,7 toneladas de documentos relacionados à perícia médica previdenciária”.
